Kelompok 3
Di susun oleh : > Ani oktavia
> Desy arianti
> Ewi Harjanti P
> Fitria Dwi Astriana
Persiapan dalam penerimaan tamu
Tamu yang baru datang menuju counter Kantor depan untuk melakukan registrasi akan disambut oleh seorang Receptionist. Seorang Receptionist akan berada dibalik counternya, dia akan menyambut dengan hangat setiap tamu yang datang dengan memberikan salam, ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan dengan senyum yang ramah.
Dibeberapa hotel
sebagian besar Reception tidak hanya menangani Check in saja, tetapi juga menangani tamu Check out juga, dalam menerima kedatangan tamu di hotel berbeda-beda pada setiap hotel, tetapi pada dasarnya tiap hotel memiliki aktivitas dasar penerima tamu, tetapi sebelum mempelajari aktifivitas dasar penerima alangkah lebih baik mengetahui dahulu tugas utama dari petugas penerima tamu (Receptionist). :
Tugas dan tanggungjawab dari penerima tamu (Receptionist) adalah :
>
Menyambut kedatangan tamu
> Memproses pendaftaran tamu
> Menjual kamar dan fasilitas yang tersedia di hotel
> Mengatur dan memelihara Catatan tamu
> Menyediakan layanan informasi kepada seksi lain departemen
lain di
hotel
> Mengkoordinir layanan keberangkatan tamu
Tata cara
mempersiapkan kedatangan tamu tiba
1 Membaca Log Book
Buku
harian (Log Book) adalah buku catatan yang berisikan hal-hal dan
masalah-masalah yang memerlukan tindak lanjut dari petugas penerima tamu pada
kelompok kerja (shift) berikutnya.
yang biasa dicatat
didalam log book biasanya seperti :
Pindah kamar
Tamu tanpa barang bawaan
Persiapan yang belum selesai dan memerlukan tindak lanjut dari kedatangan VIP, rombongan dan sebagainya.
2. Akurasi Rak status Kamar .
Rak kamar merupakan salah satu kelengkapan penerimaan tamu yang penting yang dalam bahasa Inggris disebut Room Status Board, rak yang digunakan petugas untuk mengetahui status kamar. Rak ini terbuat dari metal atau kayu,
dimana bagian yang berupa kotak kecil tempat menyimpan slip kamar disusun disebut dengan Cascet. Rak kamar ditempatkan di bagian bawah meja pendaftaran sehingga mudah diamati oleh petugas yang menggunakannya.
Informasi
yang terdapat pada Rak kamar adalah :
Lokasi
kamar : Lokasi kamar akan dikenal dari nomor-nomor kamar, seperti 103 menghadap
ke kebun atau 102 meghadap ke pantai.
Nomor
kamar : Setiap kamar diberi nomor dan tercantum pada rak kamar.
Harga
kamar : Pada bagian Cascet terdapat informasi harga kamar sesuai
dengan yang tercantum pada tarif.
Status
kamar : Status kamar dengan mudah ditandai pada rak kamar sehingga melalui rak
kamar dapat diketahu status yang terakhir seperti kosong atau dihuni.
3 Memblok Kamar (Blocking Rooms)
Memblok kamar (Blocking Rooms) adalah kegiatan menetapkan kamar untuk tamu yang memesan kamar sebelum kedatangannya. Memblok kamar dapat dilakukan sebelum kedatangan tamu sampai pada saat beberapa saat sebelum kedatangan tamu. Tujuanya adalah agar tamu yang telah memesan kamar pasti mendapat kamar sesuai pesanannya, disamping hal-hal yang lainnya yang harus disiapkan.
Bagi hotel-hotel yang masih manual kegiatan memblok kamar terdiri dari :
Menyelipkan Blocking Card pada rak kamar sesuai dengan nomor kamar yang ditentukan.
Mencantumkan nomor kamar pada yang diblok, seperti di Reservation slip/buku harian atau Expexted arrival list.
Blocking
Card dibuat dari kertas manila, dengan ukuran sama dengan rak kamar.
4. Laporan Status Kamar (Room Status Report )
Laporan status kamar dibuat sebelum kedatangan tamu tiba untuk memberikaan informasi secara detil tentang status kamar tamu.
Informasi yang terdapat pada Laporan status kamar antara lain : Occupied,
Vacant, Out of order, House use.
Laporan itu harus diinformasikan kepada departemen lain, salah satunya adalah Tata Graha, dan jika ada perbedaan status kamar maka akan dibuatkan Room discrepancy report.
